Was ist eine ASP-Lösung?

ASP (Application Service Providing) nennt man eine Software, welche nicht mehr auf einem lokalen Computer installiert werden muss, sondern über einen Internet-Browser von jedem Platz der Welt aus zu bedienen ist. TEGOSA ist z.B. eine solche ASP-Software. TEGOSA läuft auf mehreren Rechnern in den Rechenzentren der im-netz Gruppe und kann so von den TEGOSA Kunden jederzeit und von jedem Rechner mit Internetzugang genutzt werden. ASP-Lösungen werden i.d.R. stets auf Mietbasis angeboten.

Was umfasst die TEGOSA ASP-Lösung??

Bei der TEGOSA ASP-Lösung handelt es sich in erster Linie um eine
Vereins-/Organisationsverwaltungs-Software mit folgenden Merkmalen:

Mitglieder-/ Kundenverwaltung

Zur Mitglieder- bzw. Kundenverwaltung sowie Stammdatenverwaltung gehören die folgenden Funktionen:

• Stammdatenverwaltung
  Die Stammdaten enthalten alle Daten zur Person (Vorname, Nachname, Strasse, Postleitzahl, Ort, Erziehungsberechtigter, Geburtsdatum, Nationalität, Status, Beginn der Mitgliedschaft, E-Mail, Telefon, Fax, Handy, Zahlweise, Saldo, Mahnstufenübersicht).
   

• Mitglieds- bzw. Kundenarten
  In jedem Verein und jedem Unternehmen gibt es unterschiedliche Mitglieds- bzw. Kundenarten (Ehrenmitglieder, aktive Mitglieder, Altkunden, Großkunden, Wiederverkäufer etc). In der Mitglieds- bzw. Kundenarten oder Statusverwaltung
  können diese definiert werden. Ebenfalls an dieser Stelle können jeweils
  zum Status vier Beiträge (jährlicher Beitrag, halbjährlicher Beitrag, Quartalsbeitrag
  oder Monatsbeitrag) hinterlegt werden. Somit ist eine Staffelung möglich.
   

Kommunikation

TEGOSA ist auch eine Kommunikationsplattform. Dies bedeutet, dass Informationen zwischen den Vorstandsmitgliedern ausgetauscht werden können. Der Austausch erfolgt wahlweise per E-Mail und/oder Brief. Jeder Verein kann wählen, ob er die Briefe selber ausdrucken möchte, oder ob er diese Tätigkeit TEGOSA überlässt.

Finanzen

• Kontoübersicht
  Hier sind alle Kontobewegungen seit dem letzten Kontoauszug einsehbar.
  Dem Verein geht wöchentlich oder monatlich ein Kontoauszug ( Übersicht
  über alle Bewegungen) zu.
   

• Manuelle Buchungen
  Die Möglichkeit, manuell Buchungen auszuführen, besteht ebenfalls. Dies
  ist beispielsweise bei Umlagen sinnvoll.
   

• Offene Posten
  Eine schnelle Übersicht über die offenen Posten verschafft dieser Punkt.
   

• Mahnwesen
  Zu einer Dienstleistung wie TEGOSA gehört auch ein automatisches Mahnwesen. Die Mahnungen werden ab der zweiten Stufe per Einschreiben mit Rückschein versendet. Je nach vereinbarter Dienstleistung beantragt TEGOSA einen Mahnbescheid oder übergibt die Angelegenheit einem Rechtsanwalt.
   

• Statistik
  Statistische Auswertungen sind ebenfallsmöglich. Zu diesem Punkt zählen
  nicht nur Auswertungen über die Mitgliederzahlen (Standard LSB als Beispiel), sondern auch Kostenarten-bezogene Auswertungen.
   

• Datenexport
  Ein Datenexport zur Weiterverarbeitung in anderen Systemen ist ebenfalls
  möglich. Als Standardformat exportiert TEGOSA seine Daten ins PDF-Format. Andere Formate, wie Excel sind ebenfalls möglich.
   

• Online Mitgliedsantrag
  Die Einbindung eines Online-Mitgliedsantrages in die Web-Seiten des Vereins ist ebenfalls möglich. Hierbei erhält das Mitglied in spe einen ausgefüllten Mitgliedsantrag, den er lediglich unterschreiben und abzusenden braucht. Da die Daten für einen bestimmten Zeitraum in TEGOSA gespeichert werden, ist eine schnelle und fehlerfreie Übernahme möglich.
   

Ohne TEGOSA müssen alle vier Schritte personell durchgeführt werden.

Dank TEGOSA kann diese Prozeßkette auf einen kleinen Klick (Punkt 2)
reduziert werden.

Informationsfluß

Eine im z.B. Deutschen Fechterbund e.V. übliche Praxis zur Verteilung von Turnierinformationen besteht darin, diese in Papierform zu sammeln und zu irgendeinem Zeitpunkt zu versenden. Dies führte in der Vergangenheit oft dazu, dass die Postsendung mit den Ausschreibungen nach dem Turnier eintraf.
Da TEGOSA alle wichtigen Daten über die Mitglieder enthält, liegt es nahe, dieses System auch für diesen Punkt einzusetzen. Beim Deutschen Fechterbund e.V. wird es möglich sein, dass die Turnierdaten unmittelbar nach der Eingabe zu TEGOSA gesandt werden. TEGOSA ermittelt aufgrund der Daten in der Ausschreibung (Jahrgänge, Geschlecht, ...) alle möglichen Teilnehmer und schickt die Turnierinformation per E-Mail an die Teilnehmer
und an den oder die Trainer. Eine schnellere Informationsverteilung ist kaum denkbar.

Trainerabrechnung

TEGOSA kann ebenfalls zur Trainerabrechnung eingesetzt werden. Hierbei reicht der Trainer die geleisteten Stunden per E-Mail ein. Das System verwaltet die Daten und erzeugt monatliche Abrechnungen und kann, sofern der Verein dies möchte, das Trainerhonorar sofort überweisen. Auch dies bedeutet eine Arbeitserleichterung für den Kassenwart, da er nur noch die Abrechnungen abzuheften braucht.

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